איך גם הודעות סירוב יכולות להפוך למערכת יחסים עסקית? או: איך לנסח הודעת סירוב ולשמור על יחסים מקצועיים טובים?
רוב בעלי העסקים הקטנים עובדים כעסק של איש אחד, ומוציאים את שאר הדברים שעל עסק קטן להתמודד איתו לאאוטסורסינג. רובכם בטח חוויתם שקשרים עסקיים עם בעלי עסקים שאתם עובדים איתם מביאים גם תוצאות לטווח ארוך: עסק שאתם נהנים לעבוד איתו, אתם גם מפנים לקוחות ומכרים שלכם לעבוד איתו, והפוך, אם נתתם שירות טוב לבעל עסק, הוא יפנה אחרים לעבוד איתכם.
עם זאת, בדרך כלל כשאנחנו מחפשים בעל עסק עבור אאוטסורסינג אצלנו בעסק, אנחנו פונים לכמה בעלי עסקים ושומעים הצעות מכמה כיוונים. לעתים גם נפוץ אפילו לקיים פגישות עם כמה בעלי עסקים, ורק לאחר הפגישה לקבל החלטה. אבל מכורח הנסיבות, צריך לבחור רק עסק אחד לעבוד איתו, והשאר מקבלים סירוב. גם אם כן התרשמתם מהעסקים האחרים, יכול להיות שעדיין לא תבחרו בהם כי התוכנית שהם מציעים לא ממש מתאימה לכם, כי עלות השירות גבוהה יותר ממה שאתם רוצים להוציא כרגע, או כי פשוט יש בעל עסק שמדויק לכם הרבה יותר.
אני ממליצה ללקוחות שלי, כשהם מסרבים לעסק מסוים, לכתוב לו הודעה או אימייל (בדרך שאותה אפרט בהמשך הפוסט).
למה בעצם לעשות את זה?
1. ראשית, עבור עצמנו – כשאנחנו שומרים על יחסים טובים עם עסקים, יש סיכוי שהם ירצו להמליץ עלינו לאחרים למרות שבחרנו לא לעבוד יחד בסוף. גם אם לא בחרנו בהם לעבוד איתנו, כאשר התקשורת נעשית בצורה רגישה וחברותית, זה מספר הרבה על מי שאנחנו.
2. עבור העסק שקבל דחייה – “להישאר באוויר” זו תמיד תחושה תחושה לא נעימה, גם כאשר מדובר בעסק ותיק שרגיל לקבל סירובים (כי אין מה לעשות, זה חלק מעולם העסקים). לשלוח הודעה או מייל מנומק זה גורם לתחושה טובה עבור אותו בעל עסק, גם אם מדובר בהודעת סירוב.
אז איך מנסחים הודעה כזו?
1. להעריך את הזמן שהושקע – למרות שאנחנו מחשבים את הזמן שמושקע לפני סגירת עסקה כחלק מהתמחור שלנו, זה תמיד עושה טוב להרגיש שמישהו העריך את ההשקעה שלך: בין אם זה שיחת טלפון, פגישה, בדיקת רקע או כל דבר כזה. אין צורך כמובן בהשתפכויות אבל משפט קצר של “תודה על הזמן שהשקעת” הוא משפט שיכול לעשות מאוד טוב, ולספר לאותו בעל עסק שאתם אנשים שיודעים להוקיר תודה.
2. לתת סיבה – במידה וכן התרשמתם מבעל העסק, אבל משלל סיבות החלטתם לבחור במישהו אחר, כתבו לו את הסיבה. זה מאוד עוזר כקבלת משוב עבור אותו עסק, ושוב, לא משאיר אף אחד באוויר. הנה כמה אפשרויות לניסוחים:
“מה שהצעת מאוד הרשים אותי, אבל כרגע זה גבוה יותר מהתקציב שאני רוצה להשקיע”.
“מאוד התרשמתי מהמקצועיות שלך, אבל החלטתי להתמקד באפיקים אחרים כרגע שאני חושבת שיהיו לי יעילים יותר”.
“נהנתי מאוד מהפגישות והתרשמתי מאוד, אבל החלטתי לעבוד עם עסק אחר שהרגשתי שנותן לי מענה מדויק יותר לצרכים שלי”.
3. כנות – בהקשר לסעיף הקודם, שמרו על כנות. כנות תעזור לבעל העסק לקבל פידבק אמיתי. בנוסף, בעידן הרשתות החברתיות שקרים מתגלים מהר. אם תכתבו לעסק שהמחיר שהוא הציע גבוה מדי עבורם, אבל הוא יגלה שסגרתם בסוף עם מתחרה שלו שיש לו פחות או יותר אותו טווח מחירים, הוא ידע שלא הייתם כנים. כמובן שגם צריך לשמור בתוך הכנות הזו על רגישות מסוימת, ואם הרגשתם שמישהו לא מקצועי או לא נעים לכם מהבחינה הבינאישית, מצאו דרך לנסח זאת בצורה נעימה.
4. סובייקטיביות – מילים קטנות כמו “עבורי”, “לדעתי”, “להרגשתי”, יכולות לעשות הבדל מאוד גדול. חשבו על המשפט “השירות שלך יקר” לעומת “השירות שלך יקר מדי עבורי”. או לדוגמא “התוכנית שלך לא עונה על הצרכים של בעלי עסקים כמוני” לעומת “ממה שאני הבנתי, התוכנית שלך לא עונה במדויק על הצרכים של בעלי עסקים כמוני”.
5. להשאיר פתח לעבודה עתידית – במידה ואתם מרגישים כך, כתבו לאותו בעל עסק שאתם שומרים את המספר שלו למקרה ומשהו ישתנה, או למקרה ותכירו קולגה שהשירות שלו יתאים לו.
6. להשאיר חלון תקשורת פתוח – כתבו לבעל העסק שהוא מוזמן ליצור איתכם קשר בהמשך בכל הקשר.
אז אחרי ההקדמה הזו, הנה דוגמא אמיתית מחיי.
חיפשתי לפני כמה שבועות סטייליסטית, שתעזור לי לרענן את המלתחה שלי. כתבתי באחת מקבוצות הנשים שאני נמצאת בהן את הבקשה שלי ואת הדרישות שלי. מישהי בשם לירון (השם האמיתי שמור במערכת) פנתה אלי. מאוד התרשמתי ממנה. התחלנו להתכתב, והיא סיפרה לי על התוכנית. התוכנית שלה הייתה מאוד מעמיקה ומקיפה (וגם המחיר השתקף בכך), אבל אני חיפשתי משהו קצר טווח ופשוט הרבה יותר, ולכן זה לא התאים לי, למרות שמאוד התרשמתי ממנה.
הנה מה שכתבתי לה:
“היי לירון, תודה על כל הזמן שהשקעת! התוכנית שלך נשמעת מדהימה ובאמת מאוד מקיפה. החלטתי שאני כרגע מחפשת משהו פשוט יותר ואפילו “שטחי” יותר, ולפי מה שהבנתי ממך, זה לא מה שאת עושה. אבל את נשמעת ממש מקצועית, ואני שומרת את המספר שלך למקרה שבהמשך כן ארצה תהליך כזה. אם תהיה לך בהמשך תוכנית שיותר מתאימה לי, את מוזמנת ליצור איתי קשר. אשמח לשמוע!
דורית”.
והנה דוגמא לסירוב שאני קיבלתי שדווקא הוליד מערכת יחסים:
אני ועדי עשינו שיחת היכרות ופגישה לפני כמה חודשים. כמה ימים אחרי הפגישה, עדי כתבה לי מייל מאוד יפה והיא הודתה לי על הפגישה, אבל כתבה לי שכרגע הם החליטו להתמקד בדברים אחרים ולדחות את ההוצאה על הדברים שדיברנו עליהם. היא כתבה לי גם שהיא מקווה שנעבוד יחד בהמשך.
הסירוב היה רגיש ומלמד, וגם השאיר עלי רושם. כך שכשראיתי פוסט של מישהי שמחפשת מישהו שמתעסק באלבומים, תייגתי את עדי. כתבתי בתגובה שלא יצא לי לעבוד איתה אישית, אבל התרשמתי ממנה מאוד לטובה. אחרי כמה ימים עדי שלחה לי הודעה, הודתה לי על התיוג וסיפרה לי שפנו אליה בעקבות ההמלצה שלי.
משם נולדה מערכת יחסית של חברות ושליחת לקוחות אחת אל השנייה, ובימים האחרונים אפילו החלטנו לעבוד יחד על פרויקט קטן (וכמובן שאני מחכה להזמין ממנה את האלבום הראשון של הבת שלי).
אז לסיכום, קורה המון פעמים שצריך לדחות עסק שכבר שוחחנו איתו או נפגשנו אותו, אבל שליחת הודעה שמנוסחת נכון, יכולה לגרום לתחושה טובה יותר עם הסירוב ואף ללמידה ממנו. בנוסף, אתם תשאירו רושם טוב, שבהמשך יכול להוליד מערכת יחסים עסקית פורה.
